Wie is er eigenaar van de data?

Inmiddels zijn we zo’n 35 tot 40 jaar aan het automatiseren met elkaar: we verwerken volop data in allerlei systemen. De hoeveelheid gegevens die mensen vast leggen, wie dat doen én wat de impact is van onzorgvuldige vastlegging nemen daarmee toe. Vandaag de dag staat die impact zó onder spanning dat je er als bedrijf echt last van ondervindt als je dit niet goed op orde hebt. Dat er zoveel energie in gestoken moet worden maakt ook duidelijk dat data-eigenaarschap onmisbaar is tegenwoordig. Vandaar onze vraag: wie is er bij jullie ‘van de data?’

Wat betekent op orde hebben van je data?

Besef ook dat het op orde hebben van je data niet betekent dat je dan ook maar álles vast moet leggen. Of dat de data foutloos moet zijn. Een utopie. In de praktijk horen we vaak dat men ‘de data niet heeft’. Dat wil niet zeggen dat het niet op orde is, je hoeft immers niet álles vast te leggen. Maar vooral alleen dat wat relevant is. Bepaal dus, voor je tijd en energie steekt in het vastleggen van data, met welk doel jij (of één van je collega’s of samenwerkingspartners) dat doet. En of het nodig is.  Het op orde hebben en houden van data gaat over een duidelijke regie op datakwaliteit én een bewustzijn bij de medewerkers die data vastleggen, verwerken en/of delen.

Huiverig in het nemen van data-eigenaarschap

We merken dat professionals soms huiverig zijn om data-eigenaarschap te nemen. ‘Want stel dat ik eigenaar ben en mijn collega gaat in die data zitten prutsen. Dan ben ik daar straks verantwoordelijk voor’, is een veelgehoorde opmerking. Daarom is het belangrijk om te beseffen dat eigenaarschap van data niet betekent dat je ook verantwoordelijk bent voor wat er met die data gebeurt. Het gaat er meer om dat collega’s weten bij wie ze moeten zijn als het niet op orde is, er verbeteringen mogelijk zijn of onduidelijkheden. Zodat het opgelost kan worden. Je bedrijf is immers een data-verwerkend geheeld. Iedereen verwerkt en gebruikt data.

Geen eigenaar? Dan is niemand verantwoordelijk

De conclusie is dat als je geen eigenaar voor data hebt in je organisatie, dat er dan niemand verantwoordelijk voor is. En dat werkt, dat weten we allemaal, als een soort glijdende schaal: dan loopt de datakwaliteit onherroepelijk terug.  Als je, in eerste instantie, zélf met data eigenaarschap aan de slag wilt dan is de eerste stap om te bedenken welke data je écht nodig hebt voor de bedrijfsvoering. Dat breng je vervolgens in kaart, ook wie er verantwoordelijk voor is en wie eigenaar wordt. Ook spreek je af wat we (waar)in vastleggen. Gegevens voer je zo mogelijk maar eenmaal in, bedoeld en beschikbaar voor meervoudig gebruik. In een databeheerplan dat hieruit volgt spreek je onder meer af welke rollen er zijn, bijvoorbeeld vastleggers, beheerders, data-eigenaars, data-scientist et cetera. Hoe dan ook: blijf, in het vastleggen van data, kritisch over welk probleem je eigenlijk oplost. Want alleen het plan is natuurlijk niet voldoende. De rollen en afspraken moeten worden ingebed in het dagelijks werk. Een cruciale stap die niet onderbelicht mag blijven. Want als medewerkers de urgentie en de voordelen van data-eigenaarschap (en andere rollen) niet onderkennen, gaan ze (begrijpelijk) ook geen ander gedrag vertonen

Herken je deze signalen?

Maar hoe weet je nu precies of je databeheer en alles wat daarmee samenhangt op orde is? Wel, als je één van onderstaande signalen herkent dan wil je aan de slag met je databeheer: je merkt, bijvoorbeeld richting klanten, collega’s of relaties dat je informatievoorziening onvoldoende is, je bent niet goed genoeg in staat om je klanten te informeren en/of je mist bepaalde inzichten.

Kies vervolgens wél bewust hoe je dit gebrek aan databeheer aanpakt, want er zijn zóveel tools beschikbaar: voor je het weet ben je een Power BI-koning. En dat is niet per se het doel.

Tot slot: bedrijven die zeggen dat ze datagedreven (willen) zijn zouden daar misschien beter databedreven van kunnen maken. Uitzonderingen daargelaten, bij bijvoorbeeld een analyse- of onderzoeksbureau, is data geen doel op zich in onze ogen. Maar een middel. Bijvoorbeeld om klanten (beter) te bedienen, de processen te verbeteren en om te informeren. Even overleggen of gerichte hulp nodig bij bovenstaand onderwerp? Neem gerust contact met ons op.