Van visie tot uitvoering: inkoop bij woningcorporaties
Inkoop is een essentieel proces in woningcorporaties, maar het is vaak ook een uitdaging. Van kleine aankopen zoals kantoorbenodigdheden tot grote samenwerkingen voor nieuwbouwprojecten: elke inkoop vereist een andere aanpak. Toch zien we dat veel corporaties worstelen met het optimaal organiseren van inkoopprocessen, het opstellen van beleid en het voorkomen van risico’s. Hoe pak je dit goed aan? We delen enkele inzichten en praktische tips.
1. Inkoop begint met een duidelijke visie
Een goede inkoopproces start met een visie. Wat voor opdrachtgever wil je zijn? Voor eenvoudige aankopen, zoals het bestellen van kantoorartikelen, ligt de focus vaak op de laagste prijs. Maar bij grotere projecten, zoals onderhoudscontracten of nieuwbouw, draait het om veel meer. Hier gaat het vaak om het opbouwen van een langdurige samenwerkingsrelatie, waarbij je samen waarde toevoegt voor huurders en rekening houdt met duurzaamheid en kwaliteit.
Een belangrijke vraag die corporaties zichzelf zouden moeten stellen: “Wat vinden wij belangrijk bij inkoop? En hoe zorgen we dat dit past bij onze bredere organisatievisie?” Deze vragen vormen de basis voor strategische keuzes in je inkoopbeleid.
2. De voordelen van standaardisatie
Veel corporaties lopen vast in inefficiënte processen omdat ze telkens opnieuw het wiel uitvinden, per opdracht of per afdeling. Dat is niet nodig. De koepelorganisatie Aedes biedt verschillende leidraden voor bijvoorbeeld aanbestedingen, inkoopbeleid en contractmanagement. Door deze standaarden te gebruiken, weet je welke keuzes je kan en moet maken en kun je processen stroomlijnen en eenvoudiger maken.
Standaardisatie biedt bovendien rust en structuur in een organisatie. Wanneer medewerkers weten welke stappen ze moeten volgen, verklein je de kans op fouten en verhoog je de efficiëntie. Andersom kan waardevol advies bieden bij het implementeren van deze standaarden.
3. Veelgemaakte valkuilen
Het ontbreken van een gespecialiseerde inkoopafdeling, of -verantwoordelijke bij kleinere organisaties, is een veelvoorkomende situatie. Vaak wordt inkoop er ‘even bij gedaan’ door projectleiders of andere medewerkers zonder specifieke expertise. Dit kan leiden tot gemiste kansen, zoals slechte contractafspraken of het onbedoeld accepteren van voorwaarden van een derde partij, met alle risico’s van dien.
Een ander aandachtspunt is de complexiteit van inkoopprocessen. Of het nu gaat om schilderwerk, onderhoudscontracten, ICT of nieuwbouw, zonder een goed plan en duidelijke verantwoordelijkheden loop je wellicht vast. Zorg ervoor dat medewerkers toegang hebben tot de juiste kennis en middelen om inkoop goed te organiseren.
4. Voorbereiden op toekomstige veranderingen
De rol en positie van woningcorporaties is steeds in beweging. De Europese Commissie overweegt om corporaties aan te merken als aanbestedende dienst. Dit zou betekenen dat corporaties onder dezelfde aanbestedingsregels vallen als overheden, met grote impact op hun (inkoop)processen. Door je nu al voor te bereiden, weet je welke veranderingen op je af komen en welke impact deze hebben op processen en (lopende) contracten.
Hulp nodig?
Bij Andersom zien we dagelijks hoe inkoopprocessen efficiënter kunnen worden ingericht. Of het nu gaat om advies, interim-oplossingen of het standaardiseren van processen, we staan klaar om jouw corporatie te ondersteunen.
Neem contact met ons op en ontdek hoe wij jouw inkoopprocessen kunnen verbeteren. Samen zorgen we ervoor dat je grip krijgt op inkoop en klaar bent voor de toekomst.