Succesvol digitaliseren, stap 3: hoe komen we op onze bestemming?

In de vorige blogs over succesvol digitaliseren hebben we antwoorden gezocht op de vragen ‘Waar staan we nu?’ en ‘Waar gaan we naartoe?‘ Hierbij is het essentieel om het reisdoel heel concreet te koppelen aan je strategische doelen en ambities. Daarmee is jouw roadmap bijna klaar. Voordat je de eerste meters kunt maken, buigen we ons in het laatste deel over de vraag hoe je het snelst van A naar B komt.

Juiste prioritering

De route van A naar B is net als een echte reis geen rechte lijn. Daar zijn organisaties nou eenmaal te complex en divers voor. We zien echter vaak dat de ‘reislust’ direct wordt omgezet in allerlei deelprojecten zoals systeemwijzigingen en organisatietrajecten. Ook als bepaalde activiteiten nog onvoldoende uitgekristalliseerd zijn. Om tot de juiste prioritering te komen, is een logische volgorde noodzakelijk. Dat vergt ICT-kennis, net als bij het bouwen van een huis: je begint pas aan de muren als het fundament ligt. Bij het bepalen van die volgordelijkheid maak je ook telkens afwegingen tussen de toegevoegde waarde van een ontwikkelstap en het realisatiegemak.

Inpasbaarheid

Of iets op korte termijn realiseerbaar is, hangt onder meer af van de lopende en geplande (jaar)activiteiten in de organisatie. Hier komen de vaak sterk verschillende belangen en wensen van de betrokken belanghebbenden weer om de hoek kijken. Zo zal een manager Wonen geneigd zijn de focus zo snel mogelijk te leggen op dienstverlening. Een manager Vastgoed zal op zijn of haar beurt wellicht liever vastgoedontwikkeling een digitale boost geven, terwijl een controller vooral voordelen ziet in verbeterde grip op financiën en administratieve processen.

Verbinding

Daarnaast zijn er stappen die zo ongeveer het gehele bedrijf wel raken, zoals het werken aan datakwaliteit en het werken aan informatievoorziening. Dus maken wij het verbinden met de medewerkers altijd belangijk: welke keuzes maken we, welke stappen zetten we eerst en waarom? Niet om er een democratisch proces van te maken, over de keuzes is immers goed nagedacht. Maar wel om medewerkers en leidinggevenden goed te informeren.

Geen ‘IT-feestje’

Om dit spanningsveld te omzeilen, en omdat het hun core business is, zien we nog wel eens dat digitalisering toch weer een ‘IT-feestje’ wordt. Te meer omdat er van gebruikerskant dan onvoldoende animo bestaat vanwege tijdgebrek en/of het ontbreken van affiniteit. Bij Andersom is dat omwille van de broodnodige bedrijfsbrede acceptatie en adoptie echt een no go. Wil je van A naar B, dan kan dat zogezegd alleen volgens de manier of werkwijze van B en daarmee met het bijbehorende draagvlak en eigenaarschap. Op die manier heb je ook meer zekerheid dat de uiteindelijke oplossingen werkbaar zijn in termen van doel, resultaat en gebruiksgemak. Want pas als systemen en oplossingen goed gebruikt worden, kunnen ze echt meerwaarde brengen.

Snel resultaat boeken

En hoe kun je de betrokkenheid van medewerkers nou meer stimuleren dan door snel resultaat te behalen? Dat doen we bij Andersom bij voorkeur door digitalisering agile aan te vliegen, oftewel: continu verbeteren in kleine stapjes. Dat werkt bij een wandeling of reis ook beter dan reuzenstappen. Mensen en interactie zijn hierbij belangrijker dan procedures en documenten. Medewerkers tijdig en gedoseerd informeren en betrekken, aandacht hebben voor eventuele weerstand en zorgen voor goede training en begeleiding. Bijkomend voordeel van zo’n aanpak is dat de transformatie overzichtelijk blijft en zowel tastbaar als meetbaar wordt. Mocht je dan een keer een ‘verkeerde afslag’ nemen, dan is de kans op verdwalen minimaal en zit je zo weer op de juiste koers.