Succesvol digitaliseren, stap 2: waar gaan we naar toe?

Digitalisering is een reis die je als organisatie gezamenlijk maakt. Net als bij het organiseren van een bedrijfsuitje loop je bij het bepalen van het gezamenlijke reisdoel vrijwel direct tegen uiteenlopende wensen aan. Vooral omdat ICT zo’n beetje het enige bedrijfsmiddel is waar iedereen mee te maken heeft. Door middel van ‘gecontroleerd dromen’ en aandacht voor relevantie helpen we organisaties verantwoord op weg.

‘Droomsessies’

Om te kunnen bepalen waar je als organisatie over pak ‘m beet drie tot vijf jaar wilt staan, laten we iedereen vanuit zijn of haar eigen functie en referentiekader eerst benoemen wat hij of zij belangrijk vindt. Dat doen we middels een droomsessie waarbij deelnemers creatief en even helemaal los van hun dagelijkse beslommeringen over de toekomst van hun organisatie (en de digitalisering daarin) mogen fantaseren. Dat ‘iedereen’ moet je overigens niet letterlijk nemen, want lang niet iedere medewerker zit hierop te wachten. Daarom stellen we altijd een werkgroep samen. Deze bestaat uit een ICT-verantwoordelijke, een beslisser en vijf tot zeven medewerkers uit de organisatie, de ‘business’.

Beperkende factoren

Het is onder meer onze taak om deze dromen zoveel mogelijk tastbaar te maken. De volgende stap is het bepalen van allerlei kaders en richting bij het realiseren van die ‘dromen’. Denk hierbij aan zaken als beleidsuitgangspunten en de gevoerde I&A-strategie. Omdat het aanbrengen van zo’n ‘filter’ over de geformuleerde wensen door deelnemers vaak als lastig wordt ervaren, leggen we hen allerlei keuzes voor. De hoofdvraag is dan steeds: welke bijdrage kan/mag/moet I&A leveren aan het realiseren van de doelen van de organisatie?

Goede dialoog

Hierbij kun je denken aan vragen als: Wat voor type organisatie ben je of wil je zijn? Loop je voorop, ben je volgend, wat kan de organisatie aan? Daaruit volgt als vanzelf een uitspraak of je innovatie als eerste uitprobeert (early adopter) of later aanhaakt (followers). Wil je één integraal en allesomvattend systeem of best-of-breed deelsystemen? Kies je voor de cloud of on-premise?. En natuurlijk nemen we werkgroepleden mee, ook inhoudelijk. Zodat we in een goede dialoog samen doordenken over de keuzes. Dit resulteert in één of twee A4-tjes die als leidraad dienen voor de (verdere) digitale transformatie.

‘What’s in it for me’?

Om een digitaliseringsproces te laten slagen, is een breed draagvlak een absolute voorwaarde. Dat gaat bij ons beduidend anders dan de veelgebruikte reflex ‘we moeten iedereen erbij betrekken’. Dat is namelijk maar een deel van de oplossing. Ons uitgangspunt is dat medewerkers meestal niet helemaal op een digitaliseringstraject zitten te wachten. Men heeft er vaak geen tijd voor, het staat in hun beleving ver van hun bed of het gaat hun pet te boven. Voor echte intrinsieke motivatie van alle betrokkenen moet digitalisering als eerste persoonlijk relevant zijn, oftewel: ‘What’s in it for me’? We maken een vertaalslag van I&A naar de dagelijkse praktijk en werkzaamheden van iedereen. De waarde van interne communicatie over het traject is daarbij super belangrijk.

Wat is het perspectief?

Daarnaast is het belangrijk dat medewerkers zien en doorleven wat het perspectief is: waar gaan we dan heen? Waarom doen we dat? Hoe ziet dat eruit? En dan zijn de droomsessies weer handig. De opbrengst daaruit geeft medewerkers een beeld waar de organisatie heen wil met haar digitalisering, gezien haar doelen. Pas wanneer aan deze eerste, relatief intensieve processtappen is voldaan, kun je nadenken over hoe je vervolgens van A naar B komt. Die vervolgstappen kunnen juist dankzij die goede voorbereiding vaak sneller worden doorlopen dan je zou verwachten.