Kerngebruikers en beheer: de rijinstructeur-analogie
Het implementeren van een nieuw systeem in een organisatie is vaak een complex proces. Zodra het systeem operationeel is, komt de vraag naar voren: hoe zorgt de organisatie ervoor dat ze het systeem effectief blijft hanteren? Dit vraagstuk wordt vaak aangepakt door implementatiebegeleiders zoals Andersom. Soms zien we in de sector de inzet van externe functionele beheerders die tijdelijk worden ingehuurd om het systeem draaiende te houden of te optimaliseren. Prima, mits tijdelijk, zo is onze visie.
De rol van beheer
Bij de overstap naar een nieuw systeem zoals een ERP, is onder meer het functioneel beheer cruciaal. Functioneel beheer richt zich op het optimaal gebruik van het systeem. Echter, wat we soms zien is dat corporaties externe capaciteit bij functioneel beheer inzetten, waardoor de interne teams dit eigenaarschap niet (volledig) nemen. Zeker als dit te lang duurt. Dit maakt dat de organisatie – met veel comfort – afhankelijk blijft. Wij vinden dat functioneel beheer zo mogelijk in de organisatie moet liggen. Dat gaat vooral over doorpakken, eigenaarschap en urgentie in onze optiek.
De rijinstructeur-analogie
Laten we dit verduidelijken met een analogie. Stel, je koopt een nieuwe auto en krijgt een paar proeflessen van een rijinstructeur om de auto te leren kennen. Het is vanzelfsprekend dat je uiteindelijk zelf wilt rijden zonder constant de rijinstructeur naast je. De rijinstructeur zet je in bij optimalisatie- en transitietrajecten. Daarna zit je zelf achter het stuur.
Vier soorten beheer
Het beheer van een systeem kan in de basis worden onderverdeeld in vier hoofdcategorieën:
- Gegevensbeheer: zorgen dat de juiste gegevens in het systeem staan. Juist door eigenaarschap van data (gegevensbeheer) en een goede kennis (en inzet) van de mogelijkheden van de applicatie (functioneel beheer).
- Functioneel beheer: het systeem correct gebruiken.
- Applicatiebeheer: het systeem goed inrichten en onderhouden.
- Technisch beheer: de technische aspecten van het systeem beheren.
Onze visie is dat regie en eigenaarschap van functioneel- en gegevensbeheer in de organisatie moeten liggen. Applicatiebeheer en technisch beheer kunnen prima bij de I&A-teams (Informatie & Automatisering) worden ondergebracht al dan niet uitbesteed bij partners.
Eigen verantwoordelijkheid
Het is begrijpelijk dat organisaties soms twijfelen aan hun eigen capaciteiten en daarom kiezen voor externe ondersteuning. Toch geloven wij dat het belangrijk is om deze verantwoordelijkheid stap voor stap over te dragen aan interne teams. Net zoals een nieuwe chauffeur moet leren rijden zonder rijinstructeur, moet een organisatie leren het systeem zelf zo optimaal mogelijk te gebruiken. Dit vergt wellicht enkele maanden van intensieve ondersteuning, maar het uiteindelijke doel is dat de organisatie op eigen benen staat.
Beheer? Eigenaarschap intern
Er zijn verschillende voordelen verbonden aan het goed intern beleggen van beheer:
- Verhoogde zelfredzaamheid: organisaties worden minder afhankelijk van externe partijen en kunnen sneller inspelen op veranderingen en problemen.
- Dieper inzicht: interne beheerders hebben vaak een beter begrip van de specifieke behoeften en processen in de organisatie.
- Kostenbesparing: op lange termijn kunnen de kosten voor externe ondersteuning worden verminderd.
- Meer werkplezier: goede kennis van de systemen en grip op de data leidt ook tot meer werkplezier. Mensen hebben het gevoel dat ze de ‘auto’ beheersen en kunnen er zelf met voldoening mee ‘rijden’.
Zelfredzaamheid is key
Bij Andersom streven we ernaar om organisaties te begeleiden naar volledige zelfregie in hun ICT-beheer. De analogie van de rijinstructeur helpt om duidelijk te maken dat het essentieel is om de touwtjes zelf in handen te nemen. Functioneel beheer en gegevensbeheer moeten in de organisatie worden ontwikkeld en versterkt. Door deze aanpak zorgen we ervoor dat organisaties niet alleen goed beginnen met een nieuw systeem, maar dit ook zelfstandig en effectief kunnen blijven gebruiken.