En… we zijn live met ons ERP-systeem! Maar hoe nu verder?

Vaak zien we na een tijd dat het systeem (en daarmee ook het bijbehorende enthousiasme) verwatert in de organisatie. Dit zorgt er dan weer voor dat het nieuwe systeem niet zo goed gebruikt wordt als eigenlijk zou kunnen. Of zoals het zou moeten om de beoogde doelen te behalen. Het gevolg dáárvan is dat oude patronen en werkwijzen weer hun intrede doen. Door het wegvallen van aandacht op het programma en alles wat daaromheen hangt, gaat de datakwaliteit vaak ook achteruit.

Houd de kwaliteit vast

En dat is jammer, zeker gezien alle tijd en energie die in een dergelijk project gestoken is. Vaak zie je dat de uitrol van een nieuw ERP, DMS, CRM-programma, of andere IT-aanpassing, zo’n 9 tot 12 maanden in beslag neemt. Denk aan de start waarbij er een bepaalde behoefte ontstaat, het bedenken van de juiste oplossing, het vinden van de juiste IT-partner om je daarmee te helpen, het testen, de implementatie et cetera. Wanneer het systeem vervolgens draait, dan zijn mensen nogal eens ‘projectmoe’. Heel begrijpelijk, want het heeft waarschijnlijk veel tijd en energie gekost. Tegelijkertijd is het juist dán belangrijk om de focus vast te houden. Want de aanname van ‘we zijn er’, is niet correct. Er is steeds volop aandacht nodig om te blijven toetsen of medewerkers het systeem gebruiken zoals vooraf bedacht is en dus de beoogde werkwijzen volgen. Denk aan issues die ontstaan na de livegang waar tijd en aandacht voor nodig is. Het is goed om je te realiseren dat je bij een transitie niet meteen op je efficiëntiepiek zit. Dat heeft tijd nodig. Niet alle voordelen zijn al direct aanwezig.

Het systeem doet het, nu de mensen nog

Dat geeft niet zolang je maar aandacht blijft houden en de introductie van het systeem dus top of mind blijft. Dit bereik je bijvoorbeeld door het regelmatig terug te laten komen op de agenda. Ook het beheer van het systeem moet op deze zelfde agenda staan, zodat je met elkaar continu kunt evalueren of de overgang heeft gebracht wat je ervan verwacht had met elkaar. Wanneer dat niet zo is, dan kun je de juiste acties ondernemen. Kortom, we praten hier niet over een eenmalige projectevaluatie, maar over een continue evaluatie. Als het idee bij aanvang bijvoorbeeld was om je klanten beter te bedienen bijvoorbeeld, vraag je dan ook af of deze gewenste uitkomst ook daadwerkelijk bereikt is. Wanneer je erkent dat dit niet vanzelf gaat dan ben je al halverwege. En heb je daar wellicht wat hulp van een ervaren expert bij nodig? Neem dan gerust even contact met ons op.