Blog: de verbindende informatiemanager

Vroeg of laat is het zover, dan ontstaat er behoefte aan een nieuw systeem. Werk je zelf bij een woningcorporatie, dan is de kans groot dat je in de afgelopen drie jaar met een nieuw systeem bent gaan werken. De roep om een nieuw systeem ontstaat meestal omdat woningcorporaties (a) efficiënter willen werken, (b) bestaande systemen aan vervanging toe zijn en/of omdat woningcorporaties (c) huurders beter van dienst willen zijn.

Maar voordat het zover is, is daar de moeilijkste vraag van allemaal: welk systeem kiezen we?

De keuze voor een nieuw systeem is best lastig. Enerzijds omdat er veel keuze is. Anderzijds omdat er bij een woningcorporatie, net zoals in ieder ander groot bedrijf, verschillende afdelingen zijn. En iedere afdeling heeft eigen wensen en voorkeuren: van makkelijk facturen kunnen sturen vanuit het systeem,  al het klantcontact in één overzicht willen hebben tot het kunnen inplannen van onderhoudsafspraken. Als er dan eindelijk een systeem gevonden is waarmee de verschillende afdelingen goed uit de voeten kunnen, zegt de afdeling ICT (de ‘aanbodkant’): “We kunnen dit systeem niet koppelen aan onze bestaande systemen.” En dan is er nog de directie, die kijkt naar de continuïteit van de leverancier, de prijs van het pakket en de relatie.

Onderling begrip als basis voor een goede keuze
Het gaat dan bijvoorbeeld als volgt. De directie of het MT zegt: ‘De leverancier van systeem X biedt de beste continuïteit en is betrouwbaar, wij willen X.’ Het personeel zegt: ‘Met de functionaliteiten van systeem Y kunnen wij goed uit de voeten, wij willen Y.’ En de afdeling ICT zegt: ‘Systeem Z past qua architectuur het beste bij ons, wij willen Z.’ Het resultaat is, ongeacht de keuze, een systeem waar niemand tevreden mee is. En wie lette er ook alweer op de kosten?

Ik ken voorbeelden van woningcorporaties waar dure systemen geïnstalleerd zijn, die uiteindelijk niet goed blijken te werken. Omdat het (in de perceptie van medewerkers) niet werkt, omdat systemen niet aan elkaar geknoopt kunnen worden, maar vooral: omdat er niet goed gecommuniceerd wordt over de mogelijkheden én beperkingen van het systeem.

Om dit te voorkomen, zijn er informatiemanagers op de wereld. Het is aan hem of haar om de vraag (vanuit de afdelingen), het aanbod (de afdeling ICT) en de beslisser (de directie) bij elkaar te brengen.

Verbindingsofficier
In de ideale situatie vertegenwoordigt de informatiemanager de drie ‘kampen’ en daarmee de organisatie als geheel. De informatiemanager luistert goed naar de verschillende behoeftes, gaat daarna in gesprek met de afdeling ICT om vervolgens met beslissers om tafel te gaan. Zo’n informatiemanager is een soort verbindingsofficier. (Dit kan in kleinere organisaties ook een rol zijn, in plaats van een functionaris.)

Uiteindelijk is het aan de moderne informatiemanager om de strategische koers van de organisatie samen met betrokkenen uit de organisatie te vertalen naar een heldere ICT-koers en naar passende informatievoorziening. Ofwel: om invulling te geven aan het informatiemanagement. En om eraan te werken dat iedereen zich achter die ICT-koers en de keuze voor een bepaald systeem schaart. Want: elk systeem kent uiteindelijk beperkingen. De ideale oplossing bestaat niet, maar je kan er wel het maximale uithalen.

Wat rest is: begrip en draagvlak van alle afdelingen voor de keuzes. En het belangrijkste: dat de organisatie een systeem omarmt waar medewerkers mee willen én kunnen werken. Dat is dé basis voor betrouwbare data en dus betrouwbare informatie. Want: mensen bepalen het resultaat!