Velison Wonen laat het oude los om te verbeteren met maatwerk aan huurders

“De basis op orde, dat was ons startpunt bij het opstellen van het I&A-beleidsplan in 202”, vertelt Cees-Jan Aardenburg, projectleider I&A. Hij vervolgt: “We wilden een toekomstvisie opstellen, en een ontwikkelkalender met concrete projecten om die visie te realiseren. Met een werkgroep hebben we de uitgangspunten bepaald en keuzes gemaakt: daar gaan we heen en zo doen we dat. Het hele proces verliep online door de thuiswerkregels in verband met de coronapandemie. Het was een hectische tijd, maar het is best goed gegaan. Andersom gebruikt een bepaald stramien en leidt je er soepel doorheen. Dat heeft goed gewerkt. Nu volgen we een jaarlijkse cyclus van updaten van de prioriteiten. In 2024 kijken we waar we dan staan en volgt een nieuw meerjarenbeleidsplan.”

Kennis van de markt

Eén van de projecten op de ontwikkelkalender was de selectie en implementatie van een nieuw ERP-systeem. Cees-Jan: “Met de selectie en het afsluiten van de contracten hebben we echt voordeel gehad van de samenwerking met Andersom. Zij hebben kennis en kunde van de markt. De implementatie daarna was een grote stap voor onze organisatie. Het raakte enerzijds alle processen, anderzijds de medewerkers. Die twee zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Ook werkten we op dat moment toe naar zelforganiserende teams.” “Onze behoefte lag daarom bij een integrale aanpak”, licht Siebe van den Berg, manager Bedrijfsvoering toe.

Siebe: “Andersom past bij onze organisatie en bij onze mensen: geen poeha of opsmuk, recht door zee en nuchter in de aanpak. Ze zijn anders dan veel consultancybedrijven die dit soort trajecten begeleiden. Natuurlijk gebruiken ze net zo goed een paar standaardtools, maar ze passen deze aan met écht maatwerk. Ook luisteren ze naar de organisatie en spelen in op wat ze horen. Ze nemen de zogenaamde onderstroom mee. Hun ervaring in verandermanagement sloot goed aan bij de fase waarin Velison Wonen zat.”

Het oude loslaten

De implementatie van het ERP-systeem vergde veel van de medewerkers, want het gewone werk ging ook door. Tegelijkertijd had Velison Wonen te maken met een behoorlijk verloop, onder meer omdat medewerkers met pensioen gingen. Door het verloop vielen er soms gaten in de bezetting. Cees-Jan: “In zo’n situatie de planning halen is uitdagend. Maar het is gelukt, petje af voor alle betrokkenen. Andersom heeft ons ontzorgd door een aantal projectmanagementtaken over te nemen. Dat is in het begin lastig, omdat je zelf wel het overzicht wilt houden. Maar het was een positieve ervaring. We werden goed meegenomen in het hele verhaal. Iedereen kon meekijken bij de verschillende fases en feedback geven. Er kwamen veel verbetervragen uit de organisatie die we dan konden meenemen naar de leverancier van het systeem.” Siebe: ”We maakten allemaal samen een nieuwe start en moesten het oude loslaten. Er zijn nu geen heilige huisjes meer die er voorheen nog wel eens waren.”

Andersom heeft ook SharePoint geïmplementeerd voor Velison Wonen. Het hele proces van inventarisatie, filestructuur inrichten en intranet opzetten tot aan trainingen geven en gebruikers- en beheerdocumentatie opleveren namen ze op zich. Daarna konden de zelforganiserende teams aan de slag. Cees-Jan: “Het project verliep goed. SharePoint brengt veel dynamiek in de organisatie. We kunnen samenwerken aan documenten, gebruiken het als intranet en als documentbeheersysteem. Na al deze projecten heeft Velison Wonen een mooie uitgangssituatie om continue te kunnen verbeteren.” Siebe vult aan: “De basis is op orde. Doordat we onze processen efficiënt en effectief hebben geoptimaliseerd, is er meer ruimte voor onze medewerkers om onze missie uit te voeren. We doen het tenslotte allemaal voor de huurders.”